MANUAL DE USO – Macro Estructura Individual

MACRO GENERADOR DE ESTRUCTURA INDIVIDUAL – SUNATIN

  • LIBROS ELECTRÓNICOS (LE)
  • PDB – EXPORTADORES (PDB)
  • SISTEMA DE EMISIÓN ELECTRÓNICA (SEE)
  • FORMULARIOS VIRTUALES (FV)

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INDICE.

  1. DESCARGA DE LAS MACROS ENTREGADAS.
  2. HABILITAR ARCHIVOS PARA USO.
  3. DATOS DE LA LICENCIA Y HOJAS.
  4. HOJA INFO.
  5. HOJA NOMBRE.
  6. HOJA REGISTROS.
  7. HOJA GENERACIÓN.
  8. HOJA TABLAS.
  9. MENSAJES CRÍTICOS (ERROR, LICENCIA, ETC.)

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1.- DESCARGA DE LAS MACROS ENTREGADAS.

  • Las macros se entregan vía correo electrónico, se adjunta los propios archivos digitales para que puedan descargar desde sus correo, todas las veces necesarias.
  • En imagen se muestra la opción de descargar para correos tipo GMAIL y HOTMAIL (correos del cliente).
  • Y guardar en alguna carpeta de su computador (carpeta de trabajo por ejemplo)

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2.- HABILITAR ARCHIVOS PARA USO.

  • El paquete estará comprimido, deben descomprimir (comúnmente toda PC, tiene algún programa para descomprimir, mas conocidos son: 7-zip, Winrar, Winzip, entre otros).
  • Como vemos en la imagen el paquete entregado contiene 3 archivos macros (como ejemplo usamos el paquete de Libro Diario y Mayor) que son de tipo Microsoft Excel.

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  • Es importante descomprimir, pues si abrimos directamente las macros sin descomprimir, no guardara los archivos planos en la misma carpeta, se guardara en una ruta complicada de acceder.
  • Teniendo descomprimido los archivos macros, abrimos para empezar a trabajar, dependiendo de la configuración de su PC, puede mostrarle los siguientes mensajes.
  • Si muestra VISTA PROTEGIDA, daremos click en “Habilitar edición”.
  • Si muestra ADVERTENCIA DE SEGURIDAD, daremos click en “Habilitar contenido”.

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3.- DATOS DE LA LICENCIA Y HOJAS

  • Macros de Pago mostrara el RUC y Razón Social (datos obligatorios, informados en pedido)

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  • Opcionalmente, puede indicar un nombre del responsable o de la persona que usara las macros, este dato NO es obligatorio.

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  • Macros Gratuitas Muestra “LICENCIA FREEWARE”

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  • Todas las macros de tipo estructura individual ( LE, PDB, SEE, FV, gratuitas y no gratuitas) están divididas en 4 hojas (INFO, NOMBRE, REGISTROS, GENERACIÓN) y una hoja para consultar las tablas comunes.

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4.- HOJA INFO

  • En esta hoja estarán las instrucciones y observaciones, así como los términos y condiciones.
  • Esta hoja solo es para visualizar (solo lectura) no se modifica datos.
  • Además mostrara los datos de la licencia (RUC y Razón Social para macros de pago)

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  • Es importante leer la información de esta hoja, brindara las pautas para uso de las macros.

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5.- HOJA NOMBRE.

  • En esta hoja estarán los datos que servirán para generar el nombre correcto del libro electrónico.
  • Las macros de pago solo son válidas para un solo RUC, no es posible modificar (RUC y su respectiva razón social se configura antes de la entrega).
  • Solo se puede modificar los campos que contengan que contengan la opción para desplegar (menú de opciones).
  • En la imagen se muestra los 3 datos que se puede modificar, para tal fin debemos dar click en triangulo (flecha verde de imagen) para desplegar las opciones y seleccionar el dato.

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  • Los datos a modificar contendrán los siguientes datos, solo para seleccionar.

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  • En caso del indicador de contenido, no es necesario modificar, este valor es detectado automáticamente al generar el archivo TXT.

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6.- HOJA REGISTROS.

  • Hoja en donde llenaremos todos los datos del libro están de acuerdo a las estructuras solicitadas por SUNAT.
  • Puede utilizar funciones del mismo Excel para ayudarse en el llenado, la macro genera el dato final (resultado).
  • La información solo debe ser llenada en las celdas de color blanco y celeste (que es para montos).
  • Solo se debe llenar información a partir de la columna “B” y de la FILA 10 hacia adelante.
  • Es importante no modificar el RUC que se visualiza en la celda A1, este es dato de la licencia y activa las funciones.

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  • El botón limpiar, borrara todos los datos llenados en esta hoja, previa confirmación.

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  • Tanto las macros gratuitas y de pago tienen la misma forma de llenado.

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7.- HOJA GENERACIÓN

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  • La opción Generar totales de control es opcional, y está en base a las sumas que muestra el PLE-SUNAT, en el caso de libros electrónicos.
  • En caso que ingresen valores con mas decimales de los que indica la estructura, está parte sumara sin truncar.
  • Para las demás macros son sumas directas de cada campo mostrado.

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  • La opción “GENERAR ARCHIVO (TXT)”, es para generar el libro electrónico con información.
  • En caso de generar archivos comprimidos (Macros para SEE), opción “GENERAR ARCHIVOS (TXT Y ZIP) automáticamente genera los dos archivos (txt y zip) en la misma carpeta desde donde abrieron la macro.
  • La opción “Generar TXT – Vacío”, es para generar el libro electrónico SIN información.

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  • Para macros de libros electrónicos en caso no exista registros, y demos click en “GENERAR ARCHIVO (TXT)”, preguntara si deseamos generar el archivo TXT sin información (vacío).

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  • Tener en cuenta que en la hoja INFO, indicamos que columna es nuestra referencia para verificar si existen o no registros.

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  • El libro electrónico (archivo txt) se genera en el mismo directorio desde donde abrieron la macro.

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  • Para nuestro manual, trabajo en la C:\SUNATIN (carpeta o directorio SUNATIN), si abrí mi macro desde esa carpeta, el archivo plano generado será en la misma carpeta.

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  • El botón (de la imagen siguiente) es de utilidad para saber en dónde se guardara los archivos que se generen (o saber la ruta desde donde abrimos la macro).
  • Para el ejemplo se muestra la Ruta (Directorio) de donde abrí el archivo macro que será la misma ruta en donde se guardara el(los) archivo(s) generado(s).

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8.- HOJA TABLAS.

  • Esta sección u Hoja es opcional, se mostrara algunas tablas, las más utilizadas para el llenado de las estructuras del archivo.
  • Esta hoja será solo lectura (bloqueado) para las macros gratuitas.
  • Para las macros de pago, esta hoja está liberada, para que puedan agregar y/o quitar información de tablas utilizadas.

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9.- MENSAJES CRÍTICOS.

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MENSAJE 1 : “…[L<RUC> en Nombre del Archivo no coincide con la licencia]…”.

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  • El mensaje es porque modificaron el nombre del archivo entregado.
  • Como se detalla en las instrucciones (HOJA INFO), siempre debe estar el texto “L20000000001” en nombre (como ejemplo del manual es 20000000001, para su caso debe estar su propio RUC)

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MENSAJE 2 : “…[ RUC de la HOJA REGISTROS no coincide con la licencia]…”

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  • El mensaje es porque modificaron o eliminarón el RUC de la HOJA REGISTROS (Celda A1).
  • Tal como esta en las instrucciones (HOJA INFO), debe permanecer el RUC 20000000001 en la celda A1 de la HOJA REGISTROS (como ejemplo del manual es 20000000001, para su caso debe estar su propio RUC)

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MENSAJE 3: “…Existen caracteres NO Reconocidos en el llenado…”

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  • El mensaje es porque existen caracteres inválidos (no reconocidos), esto se da cuando copian/pegan información desde otros reportes, ojo, estos también pueden estar ocultos.
  • Si revisamos las instrucciones y observaciones (HOJA INFO), podemos ver los puntos 6 y 7, donde indica algunos de estos caracteres inválidos.

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  • Es necesario borrar/modificar dichos caracteres, como referencia, en mensaje indicamos la primera fila donde se detecta el primer carácter invalido, pero podría repetirse en mas filas.
  • Si no se visualiza el carácter, es porque estaría oculto, una forma de ver, es seleccionando la celda (o celdas), copiar y pegar en Ms Word (en word se podrá ver el carácter invalido).

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